Regulamin Organizacyjny Gminy
Wiadomość przeniesiona do archiwum
ZARZĄDZENIE nr 24/03
Wójta Gminy Wizna
z dnia 17 lipca 2003 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy WIZNA.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym /Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220 i Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz.984, Nr 214, poz.1806) zarządzam, co następuje:
§ 1. Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wizna stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 3. Zarządzenie wchodzi życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy WIZNA
Jan Olszewski
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU GMINY WIZNA
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1. 1. Wójt Gminy Wizna zwany dalej "Wójtem" wykonuje swoje zadania przy pomocy Urzędu Gminy zwanego dalej "Urzędem".
2. Urząd realizuje zadania:
1) własne gminy wynikające z ustawy o samorządzie gminnym i innych ustaw oraz Statutu GminyWizna,
2) zlecone przez organy administracji rządowej określone w § 20 i 21 regulaminu
§ 2. Regulamin organizacyjny zwany dalej "Regulaminem", określa:
1. Organizację Urzędu,
2. Zasady kierowania Urzędem,
3. Akty prawne Wójta,
4. Zasady podpisywania pism i decyzji oraz korespondencji Urzędu,
5. Zasady opracowywania projektów aktów prawnych,
6. Zadania wspólne referatu i stanowisk pracy,
7. Zakresy działania referatu i poszczególnych stanowisk pracy,
8. Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków,
9. Prowadzenie działalności kontrolnej,
§ 3. Sprawy związane ze stosunkiem pracy, obowiązki zakładu pracy oraz obowiązki pracowników Urzędu określa regulamin pracy Urzędu.
Rozdział II
ORGANIZACJA URZĘDU
§ 4. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
Wójt Gminy,
Zastepca Wójta Gminy,
Sekretarz Gminy,
Skarbnik Gminy jako Kierownik Referatu Budżetowo - Finansowego,
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego /i/ lub jego Zastępca.
§ 5. W skład Urzędu wchodzą stanowiska i komórki organizacyjne, które przy znakowaniu spraw posługują się symbolami:
Wójt,
2) Zastępca Wójta – ZW,
3) Sekretarz Gminy - SG.
4) Skarbnik Gminy kieruje Referatem Budżetowo – Finansowym (BF) w skład , którego wchodzą:
a) stanowisko pracy ds.księgowości budżetowej,
b) stanowisko pracy ds.,księgowości podatkowej,
c) stanowisko pracy ds. wymiaru podatków i opłat,
d) stanowisko pracy ds. księgowości i wymiaru ZUS i VAT
5) Urząd Stanu Cywilnego – USC,
Samodzielne stanowiska pracy:
a) Stanowisko pracy do spraw organizacyjnych, kadr,
pełnomocnik ds.informacji niejawnych i ochrony zdrowia-OR.
b) Stanowisko pracy do spraw obsługi Rady Gminy oraz
Komisji Rady Gminy - RG.
c) Stanowisko pracy do spraw planowania przestrzennego,
konserwacji i budowy dróg - BP
Stanowisko pracy do spraw oświaty, kultury, promocji,
działalności gospodarczej, - OK,
Stanowisko pracy do spraw gospodarki komunalnej,
ochrony środowiska, - GŚ,
Stanowisko pracy do spraw wojskowych, ochrony ludności, straży- OC
Zakres działania Gminnego Centrum Reagowania reguluje Wójt odrębnym
zarządzeniem
7) Stanowiska obsługi Urzędu:
1) kierowca autobusu szkolnego – 1 etat,
2) kierowcy OSP - 2 ½ etatu
3) robotnik gospodarczy – 1 etat,
sprzątaczka ½ etatu.
Rozdział III
ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM
§ 6. 1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt. W czasie nieobecności Wójta jego obowiązki pełni Zastępca Wójta.
2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika.
3. Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników
Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
4. Do zadań Wójta należy:
kierowanie bieżącymi sprawami gminy,
reprezentowanie gminy,
gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami gminy w ramach obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie,
przygotowanie projektu budżetu Gminy
nadzorowanie realizacji budżetu Gminy,
podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego,
składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności gminy,
wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy,
9) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,
nawiązywanie i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników samorządowych
zatrudnionych na podstawie powołania i umowy o pracę oraz wykonywanie innych
uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu,
występowanie do Rady z wnioskami w sprawie wyboru i odwołania Sekretarza i
Skarbnika,
podejmowanie działań warunkujących sprawne działanie Urzędu, w tym sprawne,
terminowe załatwianie spraw mieszkańców,
podejmowanie działań warunkujących bieżącą kontrolę wykonywania uchwał Rady,
skarg i wniosków obywateli.
§ 7. 1. Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Wójt.
2. Wójt może:
1) upoważnić swego Zastępcę, Sekretarza i Skarbnika oraz innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej,
2) powierzyć prowadzenie w swoim imieniu spraw gminy Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi.
§ 8. Zastępca Wójta wykonuje zadania Wójta podczas jego nieobecności. Ponadto do zadań Zastępcy Wójta należy prowadzenie w imieniu Wójta następujących spraw w zakresie:
1.oświaty,
2.kultury,
3.promocji,
4.ochrony środowiska,
5.gospodarowania mieniem komunalnym,
6.nadzoru nad pracownikami,
2/ planowanie wszelkich działań dotyczących zarządzania projektami, dostosowując je do aktualnych warunków realizacji,
3/ utrzymywanie kontaktów z osobami i instytucjami zajmującymi się tematyką zarządzania środkami UE w obrębie powiatu łomżyńskiego w powiązaniu z Urzędem Marszałkowskim,
4/ organizacja bazy danych ww. osób i instytucji,
5/ nawiązywanie współpracy w zakresie realizacji zadań finansowanych ze źródeł zewnętrznych,
6/ uczestniczenie w spotkaniach osób odpowiedzialnych za zarządzanie projektami z gmin na terenie powiatu i samego powiatu.
7/ prowadzenie kontroli wewnętrznej w urzędzie,
8/ znajomość instrukcji kancelaryjnej.
§ 9. 1. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz w tym zakresie
nadzoruje działalność samodzielnych stanowisk pracy.
2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,
2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych,
3) organizacja przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków,
4) zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania przez pracowników materiałów na sesje Rady oraz komisje Rady Gminy,
5) koordynacja i kontrola wykonywania zadań wynikających z aktów prawnych Rady Gminy i Wójta,
6) organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów organów przedstawicielskich, referendum i spisów,
7) nadzór nad obsługą i załatwianiem indywidualnych spraw interesantów,
8) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,
9) nadzór nad procesem informatyzacji Urzędu,
10) prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Wójta w ustalonym zakresie,
11) uczestniczenie bez prawa głosowania w pracach Rady.
3. Sekretarz swoje zadania wykonuje przy pomocy samodzielnych stanowisk pracy.
§ 10. 1. Skarbnik koordynuje wszelkie prace związane z wykonywaniem budżetu.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) udział w opracowywaniu projektu budżetu gminy,
2) dokonywanie wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu oraz jego zmian,
3) nadzór nad sporządzaniem okresowych analiz i zbiorowych sprawozdań z wykonania budżetu,
4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych,
5) dokonywanie kontroli finansowej,
6) organizacja obsługi dokumentów finansowych w Urzędzie,
7) nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez główną księgową jednostek organizacyjnych gminy ( szkoła Podstawowa w Wiźnie),
8) nadzorowanie i kontrola zadań realizowanych ze środków budżetu gminy,
9) uczestniczenie, bez prawa głosowania w pracach Rady.
3. Skarbnik wykonuje swoje zadania przy pomocy pracowników referatu budżetowo finansowego.
§ 11. 1. Wójt kieruje pracą stanowisk wymienionych w § 5 ,pkt.2,3,4,5 oraz sprawuje nadzór w tym zakresie.
2.Zastępca Wójta kieruje pracą stanowisk wymienionych w § 5 pkt.6 lit.c,d,e,f, a nadzoruje je Wójt Gminy
3. Sekretarz Gminy kieruje pracą stanowisk wymienionych w § 5 pkt.6,lit.a i b oraz pkt.7, a nadzoruje je Wójt Gminy.
4. Skarbnik Gminy kieruje pracą Referatu Budżetowo-Finansowego, a nadzoruje go Wójt Gminy.
5. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego kieruje pracą Urzędu Stanu Cywilnego, a nadzór sprawuje Wójt Gminy.
Rozdział IV
AKTY PRAWNE WÓJTA
§ 12. 1. Wójt wydaje:
zarządzenia,
pisma okólne.
2. Zarządzenia Wójta wydawane są na podstawie delegacji zawartych w aktach prawnych.
3. Pisma okólne Wójt wydaje w sprawach organizacyjnych z zakresu wewnętrznego ustroju Urzędu.
5. Akty prawne Wójta powinny zawierać:
1) numer kolejny w danym roku kalendarzowym,
2) datę wydania,
3) określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji,
4) wskazanie podstawy prawnej,
5) datę wejścia w życie.
Rozdział V
ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI ORAZ KORESPONDENCJI URZĘDU
§ 13. 1. Wójt podpisuje:
1) zarządzenia i pisma okólne,
2) dokumenty kierowane do instytucji państwowych szczebla centralnego i Wojewodów,
3) odpowiedzi na wnioski Komisji Rady oraz interpelacje i zapytania radnych, posłów i senatorów,
4) pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych, dokumenty i pisma związane ze współpracą z zagranicą,
5) odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników w przypadkach prawem przewidzianych,
6) dokumenty związane ze stosunkiem pracy pracowników samorządowych oraz kierowników jednostek organizacyjnych w granicach określonych przepisami prawa,
7) decyzje administracyjne,
2. Na podstawie imiennych upoważnień Wójta decyzje administracyjne mogą być podpisywane przez Zastępcę Wójta, Sekretarza, Skarbnika oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego bądź innych pracowników.
§ 14. Zastępca Wójta a w dalszej kolejności, gdy nieobecny jest Zastepca Wójta, Sekretarz Gminy podpisuje w razie nieobecności Wójta pisma zastrzeżone do podpisu Wójta.
§ 15. Obieg, rejestracja, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej, instrukcji w sprawie zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie i wykazie akt.
Rozdział VI
ZASADY OPRACOWYWANIA PROJEKTÓW AKTÓW PRAWNYCH
§ 16. 1. Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać kancelaryjnych zasad:
1) akt prawny nie może zawierać postanowień wykraczających poza granicę upoważnienia ustawowego, a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,
2) układ aktu prawnego powinien być przejrzysty, a jego redakcja powinna być jasna i zwięzła,
3) język aktu powinien być powszechnie zrozumiały,
2. Projekt uchwały Rady opracowuje Kierownik Referatu i samodzielne stanowiska pracy, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej na polecenie Wójta lub z własnej inicjatywy.
3. Projekt aktu prawnego przed wniesieniem pod obrady Rady powinien być uzgodniony:
1) ze Skarbnikiem, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować inne skutki finansowe,
2) ze stanowiskiem pracy do spraw organizacyjnych, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych,
3) z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania lub obowiązki.
4. Projekt aktu prawnego powinien być zaopiniowany pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.
5. Po dokonaniu niezbędnych uzgodnień i uzyskania opinii prawnej projekty aktów prawnych należy przedkładać Wójtowi celem przekazania Przewodniczącemu Rady.
§ 17. 1. Pracownik do spraw obsługi organów gminy i jej komisji przekazuje uchwały po ich podjęciu i podpisaniu kierownikowi referatu lub kierownikom jednostek organizacyjnych i samodzielnym stanowiskom pracy odpowiedzialnym za ich wykonanie.
2. Przyjęte przez Wójta materiały, które będą przedłożone pod obrady Sesji lub Komisji, kierownik referatu i samodzielne stanowiska pracy odpowiedzialne za ich przygotowanie przekazują je pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku pracy do spraw obsługi Rady Gminy oraz Komisji Rady Gminy w ilości określonej przez tego pracownika.
Rozdział VII
ZADANIA WSPÓLNE REFERATU I STANOWISK PRACY
§ 18. 1. Do zadań wspólnych referatu i stanowisk pracy należy w szczególności:
1) opracowywanie wniosków do projektu budżetu gminy,
2) sporządzenie sprawozdań z wykonania budżetu gminy,
3) realizacja dochodów budżetowych,
4) zapewnienie realizacji zadań związanych z zaspokojeniem zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,
5) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi gminy,
6) opracowywanie projektów aktów prawnych Wójta projektów uchwał Rady oraz materiałów będących przedmiotem obrad organów gminy i Rady,
7) przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych, wnioski komisji Rady, parlamentarzystów i senatorów,
8) rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli,
9) opracowywanie informacji o realizacji powierzonych zadań,
10) przygotowywanie projektów umów i porozumień,
11) sporządzanie sprawozdań statystycznych,
12) prowadzenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz postępowania egzekucyjnego,
13) realizacja zadań w zakresie określonym odrębnymi przepisami, obronnych i obrony cywilnej,
14) realizacja zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych wynikających z obowiązujących przepisów,
15) realizacja postanowień wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.
Rozdział VIII
ZAKRESY DZIAŁANIA REFERATU I POSZCZEGÓLNYCH STANOWISK PRACY
§ 19. Referat Budżetowo - Finansowy:
1.Stanowisko do spraw księgowości budżetowej prowadzi sprawy związane z:
1) kontrolą formalno-rachunkową dowodów księgowych,
2) dekretowaniem dowodów księgowych,
3) terminowym rozliczaniem materialnie odpowiedzialnych kierowców ze zużytego paliwa,
4) sporządzaniem przelewów dotyczących zobowiązań Urzędu na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów źródłowych,
5) dokonywaniem zwrotów mylnie wpłaconych kwot do właściwych jednostek,
6) prowadzeniem ewidencji i rozliczaniem rozmów telefonicznych,
7) prowadzeniem i rozliczaniem zaliczek,
8) prowadzeniem ewidencji analitycznej do kont syntetycznych,
9) ewidencją księgową operacji gospodarczych jednostki budżetowej i organu,
10) sporządzaniem list wynagrodzeń w zakresie umów - zleceń i umów o dzieło, jak również list wypłat:
a) dla sołtysów prowizji za inkaso podatków,
b) należności dla inkasentów opłaty targowej,
c) prowizji dla inkasentów za wydawanie świadectw miejsca pochodzenia zwierząt i kolczykowanie zwierząt,
d) innych należności niepodatkowych,
11) kompletowaniem bieżących dowodów finansowo-księgowych w porządku systematycznym i chronologicznym zgodnie z przyjętą praktyką,
12) rozliczaniem inkasentów z pobranych opłaty targowej,
13) prowadzeniem bieżącej ewidencji analitycznej pracowników, zleceniobiorców i inkasentów oraz ewidencja wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
12) prowadzeniem ewidencji druków ścisłego zarachowania:
- kwitariusze ,
-12 druki inwentaryzacyjne.
I . Prowadzenie Kasy Urzędu Gminy Wizna
II. Zapotrzebowanie i rozprowadzanie znaków skarbowych.
2.Stanowisko pracy do spraw wymiaru podatków i opłat prowadzi sprawy:
1/ przestrzeganie prawidłowego obiegu dokumentów finansowo-księgowych, należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów oraz sprawozdań finansowych,
2/ pełna i terminowa realizacja decyzji wymiarowych wszystkich podatków i opłat lokalnych zgodnie ze stawkami ustalonymi przez Radę Gminy Wizna,
3/ opracowanie projektów uchwał podatkowych i terminowe przedkładanie ich Radzie Gminy Wizna,
4/ zakładanie i prowadzenie ksiąg-kart gospodarczych dla wymiaru należności podatkowych od gospodarstw rolnych,
5/ zbieranie deklaracji podatkowych do wymiaru podatku od nieruchomości oraz przeprowadzanie kontroli prawidłowości składanych deklaracji,
6/ powadzenie całej procedury zwiazanej z ulgami inwestycyjnymi i z tytułu nabycia gruntów,
7/ zbieranie dokumentów do stosowania ulg, w tym żołnierskich,
8/ prowadzenie rejestru wymiarowego zobowiązań pieniężnych a także przepisów i odpisów dla właścicieli nieruchomości i gospodarstw rolnych,
9/ terminowe wprowadzanie zmian geodezyjnych w kartach gospodarstw rolnych oraz zawiadamianie właścicieli o dokonaniu zmiany w ewidencji stanu posiadania gruntów,
11/ przestrzeganie obowiązku sprawozdawczego z zakresu powierzonych zadań,
będących przedmiotem badań statystycznych i przekazywanie sprawozdań statystycznych do WUS w żądanych terminach,
12/ współpraca ze stanowiskiem ds. księgowości podatkowej w celu uzgodnienia zobowiązań z tytułu podatków i opłat lokalnych,
13/ wpisywanie pow. użytków rolnych do wniosku celem uzyskania zaświadczenia uprawniającego do otrzymania bonów paliwowych przez podatnika podatku rolnego
14) wymiar podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości,
15) rozpatrywanie odwołań i skarg w sprawach wymiaru podatków i opłat,
3. Stanowisko pracy ds. ksiegowości podatkowej:
1/ przestrzeganie prawidłowego obiegu dokumentów finansowo-księgowych, należyte przechowywanie i zabezpieczanie tych dokumentów, oraz sprawozdań finansowych,
2/ prowadzenie rachunkowości w systemie podatków i opłat lokalnych,
3/ czuwanie nad terminową realizacją należności z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz bezzwłoczne i terminowe wdrażanie środków egzekucji w stosunku do osób fizycznych i prawnych zalegających z płatnością zobowiązań podatkowych,
4/ ustalanie stawek wynagrodzenia prowizyjnego sołtysów za inkaso podatków i opłat lokalnych zgodnie z uchwałą Rady Gminy oraz sporządzanie list płac z tego tytułu,
8/ wydawanie zaświadczeń o zaleganiu lub nie zaleganiu w płatności podatków i opłat lokalnych,
9/ terminowe rozliczanie sołtysów z inkasa podatków i opłat lokalnych,
10/ prowadzenie rachunkowości podatku od środków transportowych oraz uzgadnianie należności z tytułu z pracownikiem prowadzącym wymiar tego podatku zgodnie z uchwałą Rady Gminy ,
11/ przestrzeganie obowiązku sprawozdawczego z zakresu powierzonych zadań,
będących przedmiotem badań statystycznych i przekazywanie sprawozdań statystycznych do WUS w żądanych terminach,
12/wykonywanie wszelkich czynności zleconych przez Wójta lub Sekretarz Gminy,
4.Stanowisko pracy ds. księgowości i wymiaru ZUS i VAT:
prowadzenie księgowości podatkowej podatku VAT,
sporządzanie miesięcznych deklaracji podatku VAT,
przestrzeganie obowiązku sprawozdawczego z zakresu powierzonych zadań,
będących przedmiotem badań statystycznych i przekazywanie sprawozdań
statystycznych do WUS w żądanych terminach,
współpraca ze stanowiskiem ds. księgowości podatkowej w celu uzgodnienia zobowiązań z tytułu podatków i opłat lokalnych,
sporządzanie list płacy pracowników oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego na podstawie dokumentacji źródłowej:
na czas choroby pracowników,
zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych,
Przyjmowanie i załatwianie wniosków w sprawach przyznawania zasiłków.
Przyjmowanie oswiadczeń od pracowników.
Wydawanie zaswiadczeń o stanie majatkowym ( zaleganiu i nie zaleganiu w opłatach)
Sporzadzanie rocznych informacji podatkowych pracowników ( PIT-11)
Prowadzenie podatku od środków transportowych
§ 20. Do zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy :
I. Wykonywanie zadań wynikających z prawa o aktach stanu cywilnego, kodeksu
rodzinnego i opiekuńczego, a w szczególności:
przyjmowanie oświadczeń w sprawach rejestracji stanu cywilnego,
sporzadzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów,
sprzadzanie aktów stanu cywilnego w przypadkach szczególnych w oparciu o dokonanie zg zgłoszenia, decyzje administracyjne, orzeczenia sądowe i inne dokumenty przewidziane w prawie o aktach stanu cywilnego,
przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych, dokonywanie w w księgach przypisków i wzmianek dodatkowych, powiadamianie o tych czynnościach organów przechowujacych odpisy ksiąg, wydawanie odpisów z ksiąg i stosownych zaświadczeń,
dokonywanie pozostałych czynności związanych z prowadzeniem ksiąg stanu cywilnego,
prowadzenie skorowidzu aktu stanu cywilnego,
przekazywanie ksiąg 100- letnich do Archiwum Państwowego,
wydawanie decyzji w sprawch rejestracji stanu cywilnego na podstawie przepisów o
aktach stanu cywilnego oraz Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego.
II. W zakresie spraw obywatelskich
1. realizacja zadań wynikających z ustawy o ewidencji i dowodach osobistych:
ewidencja ludności,
wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania,
wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
przygotowywanie ewidencji do systemu elektronicznego PESEL,
prowadzenie kartoteki ewidencyjno-adresowo-dowodowej oraz kart mieszkańców,
organizowanie uroczystości jubileuszowych dla mieszkańców gminy
współdziałanie w zakresie dyscypliny meldunkowej z policją, Centralnym Biurem Adresowym, organizacjami wojskowymi, organami scigania oraz innymi organami i instytucjami zobowiązanymi do działań w tym zakresie.
21. 1. Do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy do spraw ewidencji ludności, wojskowych, obronnych i społecznych należy:
w zakresie spraw obrony cywilnej, wojskowych i ochrony ludności:
tworzenie Formacji Obrony Cywilnej,
prowadzenie spraw z zakresie świadczeń osobistych i rzeczowych,
organizowanie pracy Urzędu na wypadek wojny,
upowszechnianie celów i zadań obrony cywilnej,
prowadzenie magazynu OC oraz opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej Urzędu Gminy i nadzorowanie jego realizacji,
prowadzenie rejestracji przedpoborowych i prowadzenie rejestru przedpoborowych,
prowadzenie ewidencji poborowych, którzy zgłosili się do rejestru i poboru,
prowadzenie i aktualizowanie spraw planowania specjalnego określonego odrębnymi przepisami,
prowadzenie kancelarii tajnej,
ochrona ludności:
a) wykrywania skażeń oraz ostrzregania i alarmowania,
b) przygotowywanie budowli ochronnych,
c) ewakuacja ludności,
d) planowania zaopatrzenia w indywidualne środki ochrony przed skażeniami,
udział w przygotowywaniu do prowadzenia akcji ratunkowej i zwalczania skutów nadzwyczajnych zagrożeń czasu pokoju,
upowszechnianie celów i zadań obrony cywilnej,
wykonywanie innych zadań określonych w odrębnych przepisach, a w szczególności ustalonych przez Szefa Obrony Cywilnej Kraju,
współudział w przeciwdziałaniu klęskom żywiołowym i ekologicznym, udział w zwalczaniu skutków klęsk oraz udzielanie pomocy,
II w zakresie ochrony przeciwpowodziowej:
wykonywanie nakazów do wykonywania prac zabezpieczających przed powodzią,
koordynowanie działań związanych z ochoną przeciwpowodziową na terenie gminy,
współdziałanie w tym zakresie z innymi podmiotami,
III. w zakresie ochrony przeciwpożarowej:
ochrona przeciwpożarowa,
koordynowanie działań związanych z ochroną przeciwpozarową na terenie gminy,
współdziałanie i nadzór nad jednostkami straży pożarnych działających na terenie gminy oraz Komendanta Gminnego Strazy Pozarnych we współpracy z Komendą Rejonową PSP oraz Zarządem Gminnym OSP,
rozpatrywanie wniosków dotyczących potrzeb finansowych i kierownanie ich do projektów budżetowych w tym także:
e) rozliczanie miesięcznych kart paliwa oraz sprzętu silnikowego,
f) prowadzenie kartotek mundurowych OSP,
g) pomoc w zapewnieniu środków alarmowania i łączności, pomieszczeń do przechowywania sprzętu strażackiego,
5. Inne zadania zlecone przez Wójta.
§ 22. Do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy do spraw organizacyjnych, kadr, informacji niejawnych i ochrony zdrowia należy:
I. W zakresie spraw kancelaryjnych:
ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek przychodzących,
prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
powielanie pism,
wysyłanie korespondencji i przesyłek,
przyjmowanie i wysyłanie faksów,
sprawy związane z prenumeratą czasopism i dzienników urzędowych,
nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
II. w zakresie spraw gospodarczych, kadrowych i ochrony zdrowia:
1. prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
2. prowadzenie ewidencji zużycia materiałów biurowych,
3 .prowadzenie spraw gospodarczych związanych z funkcjonowaniem Urzędu,
przestrzeganie w tym zakresie ustawy o zamówieniach publicznych,
4. zapewnienie właściwego utrzymania stanu technicznego budynku Urzędu oraz
właściwej informacji wizualnej,
5. prowadzenie archiwum zakładowego,
6. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych
jednostek organizacyjnych,
7. przygotowywanie dokumentów pracownikom odchodzących na emeryturę lub rentę,
8. zabezpieczenie techniczno-organizacyjne realizacji zadań wynikających z ochrony
informacji niejawnych,
9. prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia na terenie gminy Wizna w tym
współpraca z Zakładem Opieki Zdrowotnej,
10. współdziałanie z organami państwowymi w zakresie warunków pracy ( SANEPID,
Państwowa Inspekcja Pracy)
III. w zakresie spraw organizacyjnych:
prowadzenie spraw Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
realizacja zadan z zakresu BHP:
II. stwierdzenie zagrożeń zawodowych,
III. przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
IV. zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu BHP,
V. przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji BHP,
VI. rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz warunków badań środowiska pracy,
VII. udział w dochodzeniach powypadkowych,
VIII. zabezpieczenie w odzież ochronną i roboczą zgodnie z obowiązującymi przepisami,
przygotowanie i obsługa spotkań oraz zebrań organizowanych przez Wójta,
prowadzenie rejestu zarządzeń i decyzji Wójta,
prowadzenie dokumentacji kontroli zewnętrznej,(Regionalna Izba Obrachunkowa, Wydział Kontroli i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego)
organizowanie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych przez organy kontroli zewnętrznej
§ 23. Do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy do spraw obsługi Rady Gminy i Komisji Rady Gminy należy:
I. W zakresie spraw obsługi organów Gminy i jej Komisji:
1. przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2. prowadzenie ewidencji wniosków i postulatów wyborców oraz przekazywanie do realizacji właściwym komórkom organizacyjnym,
3. współpraca z organami samorządu mieszkańców wsi i sołtysów,
4. zapewnienie terminowego przygotowania przez komórki organizacyjne materiałów na sesje Rady i Komisje oraz odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,
5. przekazywanie Wojewodzie Podlaskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Rady,
6. przygotowanie materiałów do projektów planu pracy Rady i jej Komisji,
7. prowadzenie rejestu:
a) interpelacji i wniosków radnych,
b) uchwał Rady,
c) zarządzeń Wójta,
d) wniosków i opinii Komisji,
8. prowadzenie korespondencji oraz obsługa dyżurów i narad organizowanych przez Przewodniczącego Rady Gminy,
9. przygotowywanie spotkań radnych z wyborcami,
10. organizowanie w zakresie wskazanym przez Radę przeprowadzania konsultacji społecznych,
11. organizowanie szkoleń radnych ,
12. organizowanie zebrań wiejskich,
II .koordynowanie zadań w zakresie profilaktyki, zjawisk patologii społecznej jako
Pełnomocnika ds. przeciwdziałania alkoholizmowi,
III. wydawanie zaświadczeń uprawniających do otrzymania bonów paliwowych.
§ 24. Do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy do spraw oświaty, kultury, promocji, i działalności gospodarczej należy:
I. W zakresie spraw dotyczących oświaty:
opracowywanie wniosków w sprawie lokalizacji, otwierania, zamykania i przekształcania placówek oświatowych,
sprawdzanie i przygotowywanie do zatwierdzenia arkuszy organizacyjnych oraz aneksów szkół podstawowych i gimnazjum,
przygotowywanie konkursów na dyrektorów szkół,
wdrażanie w życie zarządzeń, instrukcji i wytycznych Ministra Edukacji Narodowej oraz Kuratorium Oświaty w zakresie pracy dydaktyczno-wychowawczej szkół, realizacji programów nauczania,
współdziałanie ze służbą zdrowia, w sprawie ochrony zdrowia dzieci i bezpieczeństwa oraz higieny pracy,
dokonywanie analiz danych statystycznych pod kątem sprawozdawczości zbiorowej dotyczących szkół podstawowych i gimnazjum, oraz przygotowywanie zmian demograficznych,
współdziałanie z dyrektorami szkół w zakresie dowożenia,
II. w zakresie działalności gospodarczej:
prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej ( wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji oraz decyzji o wykreślenie),
prowadzenie nadzoru zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie funkcjonowania placówek handlu detalicznego i gastronomii,
wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
opracowywanie informacji i sprawozdań statystycznych w zakresie działalności gospodarczej,
III. w zakresie kultury, promocji:
tworzenie i realizacja długoterminowych planów upowszechniania kultury w Gminie,
prowadzenie spraw związnych z ochroną dóbr kultury,
prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie kultury,
nadzorowanie Biblioteki Publicznej ,Filii oraz Świetlicy Wiejskiej,
nadzór nad organizacjami społecznymi działającymi w zakresie kultury fizycznej, sportu i rekreacji,
wydawanie zezwoleń na publiczną działalność artystyczną i rozrywkową na terenie gminy,
współpraca z mediami,
nadzór bądź bezpośrednie przygotowanie publikacji i innych form promocyjnych,
kreowanie i współdziałanie przy organizowaniu imprez promocyjno-kulturalnych,
IV.prowadzenie spraw zwiazanych z ustalaniem uprawnień i naliczaniem dodatków
mieszkaniowych
opracowywanie sprawozdań i danych niezbędnych celem przyznania dotacji na dodatki mieszkaniowe.
V. Sporządzanie zeznań świadków dotyczących pracy w gospodarstwie rolnym
§ 25. Do podstawowych zadań stanowiska pracy do spraw planowania przestrzennego, konserwacji i budowy dróg oraz infrastruktury technicznej należy:
z zakresu spraw planowania przestrzennego, konserwacji i budowy dróg oraz infrastruktury technicznej:
1) współpraca z Biurem Planowania Przestrzennego w zakresie aktualizacji Studium
uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy:
* koordynacja uchwał o sporządzeniu planu zagospodarowania przestrzennego, określanie
obszaru objętego planem oraz przedmiotu i zasięgu jego ustaleń,
* przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego gminy oraz wydawanie wypisów
i wyrysów,
* prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi, wynikającymi z ustaleń
planów zagospodarowania przestrzennego,
2) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania
terenu,
3) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
4)dokonywanie okresowej oceny skutków w zagospodarowaniu przestrzennym, wynikających
z realizacji planu miejscowego i oceny jego aktualności,
5) opiniowanie wstępnych projektów podziału nieruchomości w zakresie zgodności z
ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
6) koordynacja prac związanych z budową, modernizacją i konserwacją oraz kontrolą
bieżącego stanu technicznego dróg gminnych, ulic, mostów i oświetleń oraz
nadzór nad ich eksploatacją,
7) wnioskowanie w sprawie zaliczenia dróg gminnych do właściwych kategorii oraz zmiany
klasyfikacji,
8) wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego dróg gminnych zgodnie z ustawą,
współdziałanie z zarządami dróg przy zimowym utrzymaniu dróg w zakresie wykorzystania
sprzętu, pojazdów samochodowych,
prowadzenie rejestru oraz sprawozdawczości dotyczacej dróg gminnych i obiektów
mostowych,
10) prowadzenie nazewnictwa ulic i numeracji porządkowej nieruchomości
z zakresu inwestycji:
merytoryczne opracowywanie wniosków i projektów na pozyskanie dotacji
dotyczących infrastruktury gminnej,
potwierdzanie wykonywanej pracy przez równiarkę,
nadzór nad robotami publicznymi i interwencyjnymi w Gminie,
prowadzenie spraw dotyczących zużycia energii,
koordynowanie wykonawstwa inwestycji gminnych oraz zapewnienie prawidłowego przebiegu realizacji zadań,
przygotowywanie materiałów i przeprowadzenie przetargów na roboty inwestycyjne i remontowe w zakresie prac realizowanych przez Gminę,
nadzór nad opracowywaniem projektów inwestycji i innych przedsięwzięć gospodarczych finansowanych przez Gminę,
opracowywanie sprawozdań i informacji z realizacji inwestycji,
wykonywanie czynności związanych z funkcją inspektora nadzoru budowlanego w stosunku do inwestycji prowadzonych przez Gminę,
rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych za materiały oraz rozliczanie materiałów ilościowo, wartościowo powierzonych przez inwestora wykonawcy i przez niego wbudowanych ( rozliczenie materiałowe).
§ 27. Do podstawowych zadań stanowiska pracy gospodarki komunalnej, ochrony środowiska, strategii i rozwoju należy:
Z zakresu produkcji rolnej i zwierzęcej:
1.ochrona gruntów – opiniowanie wyłączania z produkcji gruntów oraz ustalanie
zasad wyłączania,
2.wspólpraca w zakresie odnawiania materiału hodowlanego, siewnego i sadzeniaków,
3.nadzór nad ochroną roślin, przyjmowanie informacji, zawiadamianie rolników o
pojawieniu się chorób i szkodników,
4.planowanie i przedstawianie gminnych planów rozwoju rolnictwa w oparciu o kierunkowe
założenia Rady Gminy,
5.współpraca ze służbą weterynaryjną w zakresie prowadzenia grzebowiska gminnego,
7.wydawanie zezwoleń na utrzymanie psów uznanych za agresywne,
8.prowadzenie spraw związanych z wyłapywaniem bezdomnych psów,
9.współpraca z Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego oraz innymi instytucjami działającymi
na rzecz rolnictwa,
10.prowadzenie spraw w zakresie zalesiania i zadrzewiania,
11.współdziałanie z Kołami Łowieckimi.
II. W zakresie spraw ochrony środowiska i geodezji:
1. kontrola przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska,
2. nadzór nad prawidłową gospodarką odpadami, likwidacja dzikich wysypisk , postępowanie z odpadami przemysłowymi, ograniczeniami dotyczących maszyn i urządzeń,
3. ewidencja źródeł zanieczyszczenia i zagrożenia środowiska,
4. prowadzenie spraw w zakresie utrzymania terenów zielonych i parków,
5. udział w komisjach działających na rzecz ochrony środowiska,
6. zlecanie, nadzór i odbiór robót geodezyjno – kartograficznych i urządzeniowo – rolnych,
7. współudział w aktualizacji mapy zasadniczej
8. załatwianie spraw z zakresu rozgraniczeń i podziałów nieruchomości,
9. przyjmowanie i załatwianie wniosków zwiazanych z klasyfikacją gruntow,
10. prowadzenie innych spraw wynikajacych z ustawy o gospodarce gruntami i
wywłaszczaniu nieruchomości oraz ustawy o gospodarowaniu
nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa,
11. inne zadania zlecone gminie w powierzonym obszarze.
12. z zakresu gospodarki komunalnej i gruntami komunalnymi:
1.inwentaryzacja mienia komunalnego,
2.prowadzenie ewidencji pomocniczej nieruchomości mienia komunalnego w oparciu o
ewidencję prowadzoną przez Starostwo Powiatowe,
3.prowadzenie spraw związanych z gospodarką mienia komunalnego, w tym:
nabywanie i zbywanie nieruchomości na podstawie uchwał Rady Gminy,
regulacje stanów prawnych nieruchomości gruntowych,
przekazywanie w użytkowanie i oddawanie w użytkowanie wieczyste terenów komunalnych, oddawanie terenów komunalnych w dzierżawę, sprzedaż stanowiacych własność gminy nieruchomości ,przekazanie w trwały zarząd w oparciu o ustawę o gospodarce nieruchomościami i kodeks cywilny,
4.prowadzenie spraw prawa pierwokupu i wykupu nieruchomości ,
5.proponowanie wysokośći opłat adiacenckich,
6.naliczanie należności za nieruchomości udostępniane z mienia komunalnego, aktualizacja
naliczeń oraz prowadzenie ewidencji rozliczeń dzierżawców i najemców mienia
komunalnego w tym:
a)wydawanie decyzji w sprawach :usuwania drzew i krzewów oraz wymierzania kar
pieniężnych za samowolne usuwanie drzew i krzewów,
8.prowadzenie spraw dotyczących zadrzewień terenu,
9.opiniowanie wniosków w sprawie zalesiania gruntów,
10.nadzór nad eksploatacją wodociągu gminnego,
1V.realizacja zadań wynikających ze Strategii Gminy
Rozdział IX
TRYB PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI ORAZ SKARG I WNIOSKÓW
§ 30. 1. Sekretarz Gminy i Kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego wnioskują do Wójta o upoważnienie w trybie art. 39 ustawy o samorządzie gminnym pracowników do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej.
2. Upoważnienie może być cofnięte przez Wójta poprzez dołączenie imiennego, pisemnego zawiadomienia osobie, której cofnięcie dotyczy.
§ 31. 1. Pracownicy Urzędu są zobowiązani przy załatwianiu indywidualnych spraw obywateli do przestrzegania przepisów KPA.
2. Pracownicy Urzędu przyjmują interesantów we wszystkich sprawach codziennie w godzinach pracy Urzędu.
§ 32. Wójt, Sekretarz Gminy, Kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego, Kierownik USC przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 800 do 1200. Jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy, obywatele przyjmowani są w następnym dniu roboczym.
§ 33. 1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków.
2. Sprawy wniesione ustnie, a nie mające charakteru skarg lub wniosków ewidencjonowane są w rejestrze przyjęć obywateli.
§ 34. Centralny rejestr skarg i wniosków prowadzi Sekretarz Gminy.
§ 35. Odpowiedzi na skargi rozpatrywane przez pracowników Urzędu podpisuje Wójt.
§ 36. Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w Urzędzie koordynuje pracownik na stanowisku pracy ds.organizacyjnych, kadr, informacji niejawnych i ochrony zdrowia.
§ 37. 1. Sekretarz Gminy, Kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego oraz samodzielne stanowiska pracy są odpowiedzialni za wszechstronne wyjaśnianie i załatwianie skarg i wniosków, niezwłoczne przekazanie pracownikowi na stanowisku pracy do spraw organizacyjnych, kadr, informacji niejawnych i ochrony zdrowia , wyjaśnień oraz dokumentacji niezbędnych do rozpatrywania skarg i wniosków rozpatrywanych przez to stanowisko.
2. Sekretarz Gminy przedkłada Wójtowi wnioski o wyciągnięcie konsekwencji służbowych wobec pracowników winnych nieterminowego lub niewłaściwego załatwienia skarg i wniosków.
§ 38. 1. Przy rozpatrywaniu skarg i wniosków należy stosować kodeks postępowania administracyjnego.
2. W oparciu o analizy i sprawozdania poszczególnych stanowisk pracy dotyczące sposobu rozpatrywania skarg i wniosków, Sekretarz Gminy przedstawia Wójtowi propozycje zmian mające na celu eliminację najczęściej pojawiających się skarg.
Rozdział X
PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ
§ 39. 1. System kontroli w Urzędzie obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.
2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:
1) Sekretarz Gminy - w zakresie funkcjonowania referatu i samodzielnych stanowisk pracy, przestrzegania KPA, dyscypliny pracy, postanowień ustawy o ochronie informacji niejawnych,
2) Kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego /Skarbnik Gminy/ będący jednocześnie Głównym Księgowym - w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi,
3) Referat Budżetowo-Finansowy prowadzi kontrole finansowe w jednostkach powiązanych budżetem z Gminą.
§ 40. Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 41. 1. Działalność kontrolna powinna być łączona z udzieleniem instruktażu.
2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które otrzymują: osoba kontrolowana i kontrolujący, który przedkłada wyniki kontroli Wójtowi.
Rozdział XI
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 42. W przypadku zmiany zadań Urzędu, jeżeli zmiana wynika wprost z przepisów ustawy, zawartych przez Gminę porozumień z administracją rządową, podziału zadań między Referat i samodzielnymi stanowiskami dokonuje Wójt.
§ 43. Sekretarz Gminy jest obowiązany zapoznać pracowników z postanowieniami regulaminu.
Wójta Gminy Wizna
z dnia 17 lipca 2003 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy WIZNA.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym /Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220 i Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz.984, Nr 214, poz.1806) zarządzam, co następuje:
§ 1. Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wizna stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 3. Zarządzenie wchodzi życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy WIZNA
Jan Olszewski
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU GMINY WIZNA
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1. 1. Wójt Gminy Wizna zwany dalej "Wójtem" wykonuje swoje zadania przy pomocy Urzędu Gminy zwanego dalej "Urzędem".
2. Urząd realizuje zadania:
1) własne gminy wynikające z ustawy o samorządzie gminnym i innych ustaw oraz Statutu GminyWizna,
2) zlecone przez organy administracji rządowej określone w § 20 i 21 regulaminu
§ 2. Regulamin organizacyjny zwany dalej "Regulaminem", określa:
1. Organizację Urzędu,
2. Zasady kierowania Urzędem,
3. Akty prawne Wójta,
4. Zasady podpisywania pism i decyzji oraz korespondencji Urzędu,
5. Zasady opracowywania projektów aktów prawnych,
6. Zadania wspólne referatu i stanowisk pracy,
7. Zakresy działania referatu i poszczególnych stanowisk pracy,
8. Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków,
9. Prowadzenie działalności kontrolnej,
§ 3. Sprawy związane ze stosunkiem pracy, obowiązki zakładu pracy oraz obowiązki pracowników Urzędu określa regulamin pracy Urzędu.
Rozdział II
ORGANIZACJA URZĘDU
§ 4. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
Wójt Gminy,
Zastepca Wójta Gminy,
Sekretarz Gminy,
Skarbnik Gminy jako Kierownik Referatu Budżetowo - Finansowego,
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego /i/ lub jego Zastępca.
§ 5. W skład Urzędu wchodzą stanowiska i komórki organizacyjne, które przy znakowaniu spraw posługują się symbolami:
Wójt,
2) Zastępca Wójta – ZW,
3) Sekretarz Gminy - SG.
4) Skarbnik Gminy kieruje Referatem Budżetowo – Finansowym (BF) w skład , którego wchodzą:
a) stanowisko pracy ds.księgowości budżetowej,
b) stanowisko pracy ds.,księgowości podatkowej,
c) stanowisko pracy ds. wymiaru podatków i opłat,
d) stanowisko pracy ds. księgowości i wymiaru ZUS i VAT
5) Urząd Stanu Cywilnego – USC,
Samodzielne stanowiska pracy:
a) Stanowisko pracy do spraw organizacyjnych, kadr,
pełnomocnik ds.informacji niejawnych i ochrony zdrowia-OR.
b) Stanowisko pracy do spraw obsługi Rady Gminy oraz
Komisji Rady Gminy - RG.
c) Stanowisko pracy do spraw planowania przestrzennego,
konserwacji i budowy dróg - BP
Stanowisko pracy do spraw oświaty, kultury, promocji,
działalności gospodarczej, - OK,
Stanowisko pracy do spraw gospodarki komunalnej,
ochrony środowiska, - GŚ,
Stanowisko pracy do spraw wojskowych, ochrony ludności, straży- OC
Zakres działania Gminnego Centrum Reagowania reguluje Wójt odrębnym
zarządzeniem
7) Stanowiska obsługi Urzędu:
1) kierowca autobusu szkolnego – 1 etat,
2) kierowcy OSP - 2 ½ etatu
3) robotnik gospodarczy – 1 etat,
sprzątaczka ½ etatu.
Rozdział III
ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM
§ 6. 1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt. W czasie nieobecności Wójta jego obowiązki pełni Zastępca Wójta.
2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika.
3. Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników
Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
4. Do zadań Wójta należy:
kierowanie bieżącymi sprawami gminy,
reprezentowanie gminy,
gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami gminy w ramach obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie,
przygotowanie projektu budżetu Gminy
nadzorowanie realizacji budżetu Gminy,
podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego,
składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności gminy,
wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy,
9) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,
nawiązywanie i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników samorządowych
zatrudnionych na podstawie powołania i umowy o pracę oraz wykonywanie innych
uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu,
występowanie do Rady z wnioskami w sprawie wyboru i odwołania Sekretarza i
Skarbnika,
podejmowanie działań warunkujących sprawne działanie Urzędu, w tym sprawne,
terminowe załatwianie spraw mieszkańców,
podejmowanie działań warunkujących bieżącą kontrolę wykonywania uchwał Rady,
skarg i wniosków obywateli.
§ 7. 1. Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Wójt.
2. Wójt może:
1) upoważnić swego Zastępcę, Sekretarza i Skarbnika oraz innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej,
2) powierzyć prowadzenie w swoim imieniu spraw gminy Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi.
§ 8. Zastępca Wójta wykonuje zadania Wójta podczas jego nieobecności. Ponadto do zadań Zastępcy Wójta należy prowadzenie w imieniu Wójta następujących spraw w zakresie:
1.oświaty,
2.kultury,
3.promocji,
4.ochrony środowiska,
5.gospodarowania mieniem komunalnym,
6.nadzoru nad pracownikami,
2/ planowanie wszelkich działań dotyczących zarządzania projektami, dostosowując je do aktualnych warunków realizacji,
3/ utrzymywanie kontaktów z osobami i instytucjami zajmującymi się tematyką zarządzania środkami UE w obrębie powiatu łomżyńskiego w powiązaniu z Urzędem Marszałkowskim,
4/ organizacja bazy danych ww. osób i instytucji,
5/ nawiązywanie współpracy w zakresie realizacji zadań finansowanych ze źródeł zewnętrznych,
6/ uczestniczenie w spotkaniach osób odpowiedzialnych za zarządzanie projektami z gmin na terenie powiatu i samego powiatu.
7/ prowadzenie kontroli wewnętrznej w urzędzie,
8/ znajomość instrukcji kancelaryjnej.
§ 9. 1. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz w tym zakresie
nadzoruje działalność samodzielnych stanowisk pracy.
2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,
2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych,
3) organizacja przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków,
4) zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania przez pracowników materiałów na sesje Rady oraz komisje Rady Gminy,
5) koordynacja i kontrola wykonywania zadań wynikających z aktów prawnych Rady Gminy i Wójta,
6) organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów organów przedstawicielskich, referendum i spisów,
7) nadzór nad obsługą i załatwianiem indywidualnych spraw interesantów,
8) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,
9) nadzór nad procesem informatyzacji Urzędu,
10) prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Wójta w ustalonym zakresie,
11) uczestniczenie bez prawa głosowania w pracach Rady.
3. Sekretarz swoje zadania wykonuje przy pomocy samodzielnych stanowisk pracy.
§ 10. 1. Skarbnik koordynuje wszelkie prace związane z wykonywaniem budżetu.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) udział w opracowywaniu projektu budżetu gminy,
2) dokonywanie wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu oraz jego zmian,
3) nadzór nad sporządzaniem okresowych analiz i zbiorowych sprawozdań z wykonania budżetu,
4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych,
5) dokonywanie kontroli finansowej,
6) organizacja obsługi dokumentów finansowych w Urzędzie,
7) nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez główną księgową jednostek organizacyjnych gminy ( szkoła Podstawowa w Wiźnie),
8) nadzorowanie i kontrola zadań realizowanych ze środków budżetu gminy,
9) uczestniczenie, bez prawa głosowania w pracach Rady.
3. Skarbnik wykonuje swoje zadania przy pomocy pracowników referatu budżetowo finansowego.
§ 11. 1. Wójt kieruje pracą stanowisk wymienionych w § 5 ,pkt.2,3,4,5 oraz sprawuje nadzór w tym zakresie.
2.Zastępca Wójta kieruje pracą stanowisk wymienionych w § 5 pkt.6 lit.c,d,e,f, a nadzoruje je Wójt Gminy
3. Sekretarz Gminy kieruje pracą stanowisk wymienionych w § 5 pkt.6,lit.a i b oraz pkt.7, a nadzoruje je Wójt Gminy.
4. Skarbnik Gminy kieruje pracą Referatu Budżetowo-Finansowego, a nadzoruje go Wójt Gminy.
5. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego kieruje pracą Urzędu Stanu Cywilnego, a nadzór sprawuje Wójt Gminy.
Rozdział IV
AKTY PRAWNE WÓJTA
§ 12. 1. Wójt wydaje:
zarządzenia,
pisma okólne.
2. Zarządzenia Wójta wydawane są na podstawie delegacji zawartych w aktach prawnych.
3. Pisma okólne Wójt wydaje w sprawach organizacyjnych z zakresu wewnętrznego ustroju Urzędu.
5. Akty prawne Wójta powinny zawierać:
1) numer kolejny w danym roku kalendarzowym,
2) datę wydania,
3) określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji,
4) wskazanie podstawy prawnej,
5) datę wejścia w życie.
Rozdział V
ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI ORAZ KORESPONDENCJI URZĘDU
§ 13. 1. Wójt podpisuje:
1) zarządzenia i pisma okólne,
2) dokumenty kierowane do instytucji państwowych szczebla centralnego i Wojewodów,
3) odpowiedzi na wnioski Komisji Rady oraz interpelacje i zapytania radnych, posłów i senatorów,
4) pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych, dokumenty i pisma związane ze współpracą z zagranicą,
5) odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników w przypadkach prawem przewidzianych,
6) dokumenty związane ze stosunkiem pracy pracowników samorządowych oraz kierowników jednostek organizacyjnych w granicach określonych przepisami prawa,
7) decyzje administracyjne,
2. Na podstawie imiennych upoważnień Wójta decyzje administracyjne mogą być podpisywane przez Zastępcę Wójta, Sekretarza, Skarbnika oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego bądź innych pracowników.
§ 14. Zastępca Wójta a w dalszej kolejności, gdy nieobecny jest Zastepca Wójta, Sekretarz Gminy podpisuje w razie nieobecności Wójta pisma zastrzeżone do podpisu Wójta.
§ 15. Obieg, rejestracja, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej, instrukcji w sprawie zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie i wykazie akt.
Rozdział VI
ZASADY OPRACOWYWANIA PROJEKTÓW AKTÓW PRAWNYCH
§ 16. 1. Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać kancelaryjnych zasad:
1) akt prawny nie może zawierać postanowień wykraczających poza granicę upoważnienia ustawowego, a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,
2) układ aktu prawnego powinien być przejrzysty, a jego redakcja powinna być jasna i zwięzła,
3) język aktu powinien być powszechnie zrozumiały,
2. Projekt uchwały Rady opracowuje Kierownik Referatu i samodzielne stanowiska pracy, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej na polecenie Wójta lub z własnej inicjatywy.
3. Projekt aktu prawnego przed wniesieniem pod obrady Rady powinien być uzgodniony:
1) ze Skarbnikiem, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować inne skutki finansowe,
2) ze stanowiskiem pracy do spraw organizacyjnych, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych,
3) z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania lub obowiązki.
4. Projekt aktu prawnego powinien być zaopiniowany pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.
5. Po dokonaniu niezbędnych uzgodnień i uzyskania opinii prawnej projekty aktów prawnych należy przedkładać Wójtowi celem przekazania Przewodniczącemu Rady.
§ 17. 1. Pracownik do spraw obsługi organów gminy i jej komisji przekazuje uchwały po ich podjęciu i podpisaniu kierownikowi referatu lub kierownikom jednostek organizacyjnych i samodzielnym stanowiskom pracy odpowiedzialnym za ich wykonanie.
2. Przyjęte przez Wójta materiały, które będą przedłożone pod obrady Sesji lub Komisji, kierownik referatu i samodzielne stanowiska pracy odpowiedzialne za ich przygotowanie przekazują je pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku pracy do spraw obsługi Rady Gminy oraz Komisji Rady Gminy w ilości określonej przez tego pracownika.
Rozdział VII
ZADANIA WSPÓLNE REFERATU I STANOWISK PRACY
§ 18. 1. Do zadań wspólnych referatu i stanowisk pracy należy w szczególności:
1) opracowywanie wniosków do projektu budżetu gminy,
2) sporządzenie sprawozdań z wykonania budżetu gminy,
3) realizacja dochodów budżetowych,
4) zapewnienie realizacji zadań związanych z zaspokojeniem zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,
5) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi gminy,
6) opracowywanie projektów aktów prawnych Wójta projektów uchwał Rady oraz materiałów będących przedmiotem obrad organów gminy i Rady,
7) przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych, wnioski komisji Rady, parlamentarzystów i senatorów,
8) rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli,
9) opracowywanie informacji o realizacji powierzonych zadań,
10) przygotowywanie projektów umów i porozumień,
11) sporządzanie sprawozdań statystycznych,
12) prowadzenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz postępowania egzekucyjnego,
13) realizacja zadań w zakresie określonym odrębnymi przepisami, obronnych i obrony cywilnej,
14) realizacja zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych wynikających z obowiązujących przepisów,
15) realizacja postanowień wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.
Rozdział VIII
ZAKRESY DZIAŁANIA REFERATU I POSZCZEGÓLNYCH STANOWISK PRACY
§ 19. Referat Budżetowo - Finansowy:
1.Stanowisko do spraw księgowości budżetowej prowadzi sprawy związane z:
1) kontrolą formalno-rachunkową dowodów księgowych,
2) dekretowaniem dowodów księgowych,
3) terminowym rozliczaniem materialnie odpowiedzialnych kierowców ze zużytego paliwa,
4) sporządzaniem przelewów dotyczących zobowiązań Urzędu na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów źródłowych,
5) dokonywaniem zwrotów mylnie wpłaconych kwot do właściwych jednostek,
6) prowadzeniem ewidencji i rozliczaniem rozmów telefonicznych,
7) prowadzeniem i rozliczaniem zaliczek,
8) prowadzeniem ewidencji analitycznej do kont syntetycznych,
9) ewidencją księgową operacji gospodarczych jednostki budżetowej i organu,
10) sporządzaniem list wynagrodzeń w zakresie umów - zleceń i umów o dzieło, jak również list wypłat:
a) dla sołtysów prowizji za inkaso podatków,
b) należności dla inkasentów opłaty targowej,
c) prowizji dla inkasentów za wydawanie świadectw miejsca pochodzenia zwierząt i kolczykowanie zwierząt,
d) innych należności niepodatkowych,
11) kompletowaniem bieżących dowodów finansowo-księgowych w porządku systematycznym i chronologicznym zgodnie z przyjętą praktyką,
12) rozliczaniem inkasentów z pobranych opłaty targowej,
13) prowadzeniem bieżącej ewidencji analitycznej pracowników, zleceniobiorców i inkasentów oraz ewidencja wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
12) prowadzeniem ewidencji druków ścisłego zarachowania:
- kwitariusze ,
-12 druki inwentaryzacyjne.
I . Prowadzenie Kasy Urzędu Gminy Wizna
II. Zapotrzebowanie i rozprowadzanie znaków skarbowych.
2.Stanowisko pracy do spraw wymiaru podatków i opłat prowadzi sprawy:
1/ przestrzeganie prawidłowego obiegu dokumentów finansowo-księgowych, należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów oraz sprawozdań finansowych,
2/ pełna i terminowa realizacja decyzji wymiarowych wszystkich podatków i opłat lokalnych zgodnie ze stawkami ustalonymi przez Radę Gminy Wizna,
3/ opracowanie projektów uchwał podatkowych i terminowe przedkładanie ich Radzie Gminy Wizna,
4/ zakładanie i prowadzenie ksiąg-kart gospodarczych dla wymiaru należności podatkowych od gospodarstw rolnych,
5/ zbieranie deklaracji podatkowych do wymiaru podatku od nieruchomości oraz przeprowadzanie kontroli prawidłowości składanych deklaracji,
6/ powadzenie całej procedury zwiazanej z ulgami inwestycyjnymi i z tytułu nabycia gruntów,
7/ zbieranie dokumentów do stosowania ulg, w tym żołnierskich,
8/ prowadzenie rejestru wymiarowego zobowiązań pieniężnych a także przepisów i odpisów dla właścicieli nieruchomości i gospodarstw rolnych,
9/ terminowe wprowadzanie zmian geodezyjnych w kartach gospodarstw rolnych oraz zawiadamianie właścicieli o dokonaniu zmiany w ewidencji stanu posiadania gruntów,
11/ przestrzeganie obowiązku sprawozdawczego z zakresu powierzonych zadań,
będących przedmiotem badań statystycznych i przekazywanie sprawozdań statystycznych do WUS w żądanych terminach,
12/ współpraca ze stanowiskiem ds. księgowości podatkowej w celu uzgodnienia zobowiązań z tytułu podatków i opłat lokalnych,
13/ wpisywanie pow. użytków rolnych do wniosku celem uzyskania zaświadczenia uprawniającego do otrzymania bonów paliwowych przez podatnika podatku rolnego
14) wymiar podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości,
15) rozpatrywanie odwołań i skarg w sprawach wymiaru podatków i opłat,
3. Stanowisko pracy ds. ksiegowości podatkowej:
1/ przestrzeganie prawidłowego obiegu dokumentów finansowo-księgowych, należyte przechowywanie i zabezpieczanie tych dokumentów, oraz sprawozdań finansowych,
2/ prowadzenie rachunkowości w systemie podatków i opłat lokalnych,
3/ czuwanie nad terminową realizacją należności z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz bezzwłoczne i terminowe wdrażanie środków egzekucji w stosunku do osób fizycznych i prawnych zalegających z płatnością zobowiązań podatkowych,
4/ ustalanie stawek wynagrodzenia prowizyjnego sołtysów za inkaso podatków i opłat lokalnych zgodnie z uchwałą Rady Gminy oraz sporządzanie list płac z tego tytułu,
8/ wydawanie zaświadczeń o zaleganiu lub nie zaleganiu w płatności podatków i opłat lokalnych,
9/ terminowe rozliczanie sołtysów z inkasa podatków i opłat lokalnych,
10/ prowadzenie rachunkowości podatku od środków transportowych oraz uzgadnianie należności z tytułu z pracownikiem prowadzącym wymiar tego podatku zgodnie z uchwałą Rady Gminy ,
11/ przestrzeganie obowiązku sprawozdawczego z zakresu powierzonych zadań,
będących przedmiotem badań statystycznych i przekazywanie sprawozdań statystycznych do WUS w żądanych terminach,
12/wykonywanie wszelkich czynności zleconych przez Wójta lub Sekretarz Gminy,
4.Stanowisko pracy ds. księgowości i wymiaru ZUS i VAT:
prowadzenie księgowości podatkowej podatku VAT,
sporządzanie miesięcznych deklaracji podatku VAT,
przestrzeganie obowiązku sprawozdawczego z zakresu powierzonych zadań,
będących przedmiotem badań statystycznych i przekazywanie sprawozdań
statystycznych do WUS w żądanych terminach,
współpraca ze stanowiskiem ds. księgowości podatkowej w celu uzgodnienia zobowiązań z tytułu podatków i opłat lokalnych,
sporządzanie list płacy pracowników oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego na podstawie dokumentacji źródłowej:
na czas choroby pracowników,
zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych,
Przyjmowanie i załatwianie wniosków w sprawach przyznawania zasiłków.
Przyjmowanie oswiadczeń od pracowników.
Wydawanie zaswiadczeń o stanie majatkowym ( zaleganiu i nie zaleganiu w opłatach)
Sporzadzanie rocznych informacji podatkowych pracowników ( PIT-11)
Prowadzenie podatku od środków transportowych
§ 20. Do zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy :
I. Wykonywanie zadań wynikających z prawa o aktach stanu cywilnego, kodeksu
rodzinnego i opiekuńczego, a w szczególności:
przyjmowanie oświadczeń w sprawach rejestracji stanu cywilnego,
sporzadzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów,
sprzadzanie aktów stanu cywilnego w przypadkach szczególnych w oparciu o dokonanie zg zgłoszenia, decyzje administracyjne, orzeczenia sądowe i inne dokumenty przewidziane w prawie o aktach stanu cywilnego,
przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych, dokonywanie w w księgach przypisków i wzmianek dodatkowych, powiadamianie o tych czynnościach organów przechowujacych odpisy ksiąg, wydawanie odpisów z ksiąg i stosownych zaświadczeń,
dokonywanie pozostałych czynności związanych z prowadzeniem ksiąg stanu cywilnego,
prowadzenie skorowidzu aktu stanu cywilnego,
przekazywanie ksiąg 100- letnich do Archiwum Państwowego,
wydawanie decyzji w sprawch rejestracji stanu cywilnego na podstawie przepisów o
aktach stanu cywilnego oraz Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego.
II. W zakresie spraw obywatelskich
1. realizacja zadań wynikających z ustawy o ewidencji i dowodach osobistych:
ewidencja ludności,
wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania,
wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
przygotowywanie ewidencji do systemu elektronicznego PESEL,
prowadzenie kartoteki ewidencyjno-adresowo-dowodowej oraz kart mieszkańców,
organizowanie uroczystości jubileuszowych dla mieszkańców gminy
współdziałanie w zakresie dyscypliny meldunkowej z policją, Centralnym Biurem Adresowym, organizacjami wojskowymi, organami scigania oraz innymi organami i instytucjami zobowiązanymi do działań w tym zakresie.
21. 1. Do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy do spraw ewidencji ludności, wojskowych, obronnych i społecznych należy:
w zakresie spraw obrony cywilnej, wojskowych i ochrony ludności:
tworzenie Formacji Obrony Cywilnej,
prowadzenie spraw z zakresie świadczeń osobistych i rzeczowych,
organizowanie pracy Urzędu na wypadek wojny,
upowszechnianie celów i zadań obrony cywilnej,
prowadzenie magazynu OC oraz opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej Urzędu Gminy i nadzorowanie jego realizacji,
prowadzenie rejestracji przedpoborowych i prowadzenie rejestru przedpoborowych,
prowadzenie ewidencji poborowych, którzy zgłosili się do rejestru i poboru,
prowadzenie i aktualizowanie spraw planowania specjalnego określonego odrębnymi przepisami,
prowadzenie kancelarii tajnej,
ochrona ludności:
a) wykrywania skażeń oraz ostrzregania i alarmowania,
b) przygotowywanie budowli ochronnych,
c) ewakuacja ludności,
d) planowania zaopatrzenia w indywidualne środki ochrony przed skażeniami,
udział w przygotowywaniu do prowadzenia akcji ratunkowej i zwalczania skutów nadzwyczajnych zagrożeń czasu pokoju,
upowszechnianie celów i zadań obrony cywilnej,
wykonywanie innych zadań określonych w odrębnych przepisach, a w szczególności ustalonych przez Szefa Obrony Cywilnej Kraju,
współudział w przeciwdziałaniu klęskom żywiołowym i ekologicznym, udział w zwalczaniu skutków klęsk oraz udzielanie pomocy,
II w zakresie ochrony przeciwpowodziowej:
wykonywanie nakazów do wykonywania prac zabezpieczających przed powodzią,
koordynowanie działań związanych z ochoną przeciwpowodziową na terenie gminy,
współdziałanie w tym zakresie z innymi podmiotami,
III. w zakresie ochrony przeciwpożarowej:
ochrona przeciwpożarowa,
koordynowanie działań związanych z ochroną przeciwpozarową na terenie gminy,
współdziałanie i nadzór nad jednostkami straży pożarnych działających na terenie gminy oraz Komendanta Gminnego Strazy Pozarnych we współpracy z Komendą Rejonową PSP oraz Zarządem Gminnym OSP,
rozpatrywanie wniosków dotyczących potrzeb finansowych i kierownanie ich do projektów budżetowych w tym także:
e) rozliczanie miesięcznych kart paliwa oraz sprzętu silnikowego,
f) prowadzenie kartotek mundurowych OSP,
g) pomoc w zapewnieniu środków alarmowania i łączności, pomieszczeń do przechowywania sprzętu strażackiego,
5. Inne zadania zlecone przez Wójta.
§ 22. Do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy do spraw organizacyjnych, kadr, informacji niejawnych i ochrony zdrowia należy:
I. W zakresie spraw kancelaryjnych:
ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek przychodzących,
prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
powielanie pism,
wysyłanie korespondencji i przesyłek,
przyjmowanie i wysyłanie faksów,
sprawy związane z prenumeratą czasopism i dzienników urzędowych,
nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
II. w zakresie spraw gospodarczych, kadrowych i ochrony zdrowia:
1. prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
2. prowadzenie ewidencji zużycia materiałów biurowych,
3 .prowadzenie spraw gospodarczych związanych z funkcjonowaniem Urzędu,
przestrzeganie w tym zakresie ustawy o zamówieniach publicznych,
4. zapewnienie właściwego utrzymania stanu technicznego budynku Urzędu oraz
właściwej informacji wizualnej,
5. prowadzenie archiwum zakładowego,
6. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych
jednostek organizacyjnych,
7. przygotowywanie dokumentów pracownikom odchodzących na emeryturę lub rentę,
8. zabezpieczenie techniczno-organizacyjne realizacji zadań wynikających z ochrony
informacji niejawnych,
9. prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia na terenie gminy Wizna w tym
współpraca z Zakładem Opieki Zdrowotnej,
10. współdziałanie z organami państwowymi w zakresie warunków pracy ( SANEPID,
Państwowa Inspekcja Pracy)
III. w zakresie spraw organizacyjnych:
prowadzenie spraw Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
realizacja zadan z zakresu BHP:
II. stwierdzenie zagrożeń zawodowych,
III. przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
IV. zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu BHP,
V. przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji BHP,
VI. rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz warunków badań środowiska pracy,
VII. udział w dochodzeniach powypadkowych,
VIII. zabezpieczenie w odzież ochronną i roboczą zgodnie z obowiązującymi przepisami,
przygotowanie i obsługa spotkań oraz zebrań organizowanych przez Wójta,
prowadzenie rejestu zarządzeń i decyzji Wójta,
prowadzenie dokumentacji kontroli zewnętrznej,(Regionalna Izba Obrachunkowa, Wydział Kontroli i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego)
organizowanie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych przez organy kontroli zewnętrznej
§ 23. Do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy do spraw obsługi Rady Gminy i Komisji Rady Gminy należy:
I. W zakresie spraw obsługi organów Gminy i jej Komisji:
1. przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2. prowadzenie ewidencji wniosków i postulatów wyborców oraz przekazywanie do realizacji właściwym komórkom organizacyjnym,
3. współpraca z organami samorządu mieszkańców wsi i sołtysów,
4. zapewnienie terminowego przygotowania przez komórki organizacyjne materiałów na sesje Rady i Komisje oraz odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,
5. przekazywanie Wojewodzie Podlaskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Rady,
6. przygotowanie materiałów do projektów planu pracy Rady i jej Komisji,
7. prowadzenie rejestu:
a) interpelacji i wniosków radnych,
b) uchwał Rady,
c) zarządzeń Wójta,
d) wniosków i opinii Komisji,
8. prowadzenie korespondencji oraz obsługa dyżurów i narad organizowanych przez Przewodniczącego Rady Gminy,
9. przygotowywanie spotkań radnych z wyborcami,
10. organizowanie w zakresie wskazanym przez Radę przeprowadzania konsultacji społecznych,
11. organizowanie szkoleń radnych ,
12. organizowanie zebrań wiejskich,
II .koordynowanie zadań w zakresie profilaktyki, zjawisk patologii społecznej jako
Pełnomocnika ds. przeciwdziałania alkoholizmowi,
III. wydawanie zaświadczeń uprawniających do otrzymania bonów paliwowych.
§ 24. Do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy do spraw oświaty, kultury, promocji, i działalności gospodarczej należy:
I. W zakresie spraw dotyczących oświaty:
opracowywanie wniosków w sprawie lokalizacji, otwierania, zamykania i przekształcania placówek oświatowych,
sprawdzanie i przygotowywanie do zatwierdzenia arkuszy organizacyjnych oraz aneksów szkół podstawowych i gimnazjum,
przygotowywanie konkursów na dyrektorów szkół,
wdrażanie w życie zarządzeń, instrukcji i wytycznych Ministra Edukacji Narodowej oraz Kuratorium Oświaty w zakresie pracy dydaktyczno-wychowawczej szkół, realizacji programów nauczania,
współdziałanie ze służbą zdrowia, w sprawie ochrony zdrowia dzieci i bezpieczeństwa oraz higieny pracy,
dokonywanie analiz danych statystycznych pod kątem sprawozdawczości zbiorowej dotyczących szkół podstawowych i gimnazjum, oraz przygotowywanie zmian demograficznych,
współdziałanie z dyrektorami szkół w zakresie dowożenia,
II. w zakresie działalności gospodarczej:
prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej ( wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji oraz decyzji o wykreślenie),
prowadzenie nadzoru zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie funkcjonowania placówek handlu detalicznego i gastronomii,
wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
opracowywanie informacji i sprawozdań statystycznych w zakresie działalności gospodarczej,
III. w zakresie kultury, promocji:
tworzenie i realizacja długoterminowych planów upowszechniania kultury w Gminie,
prowadzenie spraw związnych z ochroną dóbr kultury,
prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie kultury,
nadzorowanie Biblioteki Publicznej ,Filii oraz Świetlicy Wiejskiej,
nadzór nad organizacjami społecznymi działającymi w zakresie kultury fizycznej, sportu i rekreacji,
wydawanie zezwoleń na publiczną działalność artystyczną i rozrywkową na terenie gminy,
współpraca z mediami,
nadzór bądź bezpośrednie przygotowanie publikacji i innych form promocyjnych,
kreowanie i współdziałanie przy organizowaniu imprez promocyjno-kulturalnych,
IV.prowadzenie spraw zwiazanych z ustalaniem uprawnień i naliczaniem dodatków
mieszkaniowych
opracowywanie sprawozdań i danych niezbędnych celem przyznania dotacji na dodatki mieszkaniowe.
V. Sporządzanie zeznań świadków dotyczących pracy w gospodarstwie rolnym
§ 25. Do podstawowych zadań stanowiska pracy do spraw planowania przestrzennego, konserwacji i budowy dróg oraz infrastruktury technicznej należy:
z zakresu spraw planowania przestrzennego, konserwacji i budowy dróg oraz infrastruktury technicznej:
1) współpraca z Biurem Planowania Przestrzennego w zakresie aktualizacji Studium
uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy:
* koordynacja uchwał o sporządzeniu planu zagospodarowania przestrzennego, określanie
obszaru objętego planem oraz przedmiotu i zasięgu jego ustaleń,
* przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego gminy oraz wydawanie wypisów
i wyrysów,
* prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi, wynikającymi z ustaleń
planów zagospodarowania przestrzennego,
2) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania
terenu,
3) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
4)dokonywanie okresowej oceny skutków w zagospodarowaniu przestrzennym, wynikających
z realizacji planu miejscowego i oceny jego aktualności,
5) opiniowanie wstępnych projektów podziału nieruchomości w zakresie zgodności z
ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
6) koordynacja prac związanych z budową, modernizacją i konserwacją oraz kontrolą
bieżącego stanu technicznego dróg gminnych, ulic, mostów i oświetleń oraz
nadzór nad ich eksploatacją,
7) wnioskowanie w sprawie zaliczenia dróg gminnych do właściwych kategorii oraz zmiany
klasyfikacji,
8) wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego dróg gminnych zgodnie z ustawą,
współdziałanie z zarządami dróg przy zimowym utrzymaniu dróg w zakresie wykorzystania
sprzętu, pojazdów samochodowych,
prowadzenie rejestru oraz sprawozdawczości dotyczacej dróg gminnych i obiektów
mostowych,
10) prowadzenie nazewnictwa ulic i numeracji porządkowej nieruchomości
z zakresu inwestycji:
merytoryczne opracowywanie wniosków i projektów na pozyskanie dotacji
dotyczących infrastruktury gminnej,
potwierdzanie wykonywanej pracy przez równiarkę,
nadzór nad robotami publicznymi i interwencyjnymi w Gminie,
prowadzenie spraw dotyczących zużycia energii,
koordynowanie wykonawstwa inwestycji gminnych oraz zapewnienie prawidłowego przebiegu realizacji zadań,
przygotowywanie materiałów i przeprowadzenie przetargów na roboty inwestycyjne i remontowe w zakresie prac realizowanych przez Gminę,
nadzór nad opracowywaniem projektów inwestycji i innych przedsięwzięć gospodarczych finansowanych przez Gminę,
opracowywanie sprawozdań i informacji z realizacji inwestycji,
wykonywanie czynności związanych z funkcją inspektora nadzoru budowlanego w stosunku do inwestycji prowadzonych przez Gminę,
rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych za materiały oraz rozliczanie materiałów ilościowo, wartościowo powierzonych przez inwestora wykonawcy i przez niego wbudowanych ( rozliczenie materiałowe).
§ 27. Do podstawowych zadań stanowiska pracy gospodarki komunalnej, ochrony środowiska, strategii i rozwoju należy:
Z zakresu produkcji rolnej i zwierzęcej:
1.ochrona gruntów – opiniowanie wyłączania z produkcji gruntów oraz ustalanie
zasad wyłączania,
2.wspólpraca w zakresie odnawiania materiału hodowlanego, siewnego i sadzeniaków,
3.nadzór nad ochroną roślin, przyjmowanie informacji, zawiadamianie rolników o
pojawieniu się chorób i szkodników,
4.planowanie i przedstawianie gminnych planów rozwoju rolnictwa w oparciu o kierunkowe
założenia Rady Gminy,
5.współpraca ze służbą weterynaryjną w zakresie prowadzenia grzebowiska gminnego,
7.wydawanie zezwoleń na utrzymanie psów uznanych za agresywne,
8.prowadzenie spraw związanych z wyłapywaniem bezdomnych psów,
9.współpraca z Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego oraz innymi instytucjami działającymi
na rzecz rolnictwa,
10.prowadzenie spraw w zakresie zalesiania i zadrzewiania,
11.współdziałanie z Kołami Łowieckimi.
II. W zakresie spraw ochrony środowiska i geodezji:
1. kontrola przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska,
2. nadzór nad prawidłową gospodarką odpadami, likwidacja dzikich wysypisk , postępowanie z odpadami przemysłowymi, ograniczeniami dotyczących maszyn i urządzeń,
3. ewidencja źródeł zanieczyszczenia i zagrożenia środowiska,
4. prowadzenie spraw w zakresie utrzymania terenów zielonych i parków,
5. udział w komisjach działających na rzecz ochrony środowiska,
6. zlecanie, nadzór i odbiór robót geodezyjno – kartograficznych i urządzeniowo – rolnych,
7. współudział w aktualizacji mapy zasadniczej
8. załatwianie spraw z zakresu rozgraniczeń i podziałów nieruchomości,
9. przyjmowanie i załatwianie wniosków zwiazanych z klasyfikacją gruntow,
10. prowadzenie innych spraw wynikajacych z ustawy o gospodarce gruntami i
wywłaszczaniu nieruchomości oraz ustawy o gospodarowaniu
nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa,
11. inne zadania zlecone gminie w powierzonym obszarze.
12. z zakresu gospodarki komunalnej i gruntami komunalnymi:
1.inwentaryzacja mienia komunalnego,
2.prowadzenie ewidencji pomocniczej nieruchomości mienia komunalnego w oparciu o
ewidencję prowadzoną przez Starostwo Powiatowe,
3.prowadzenie spraw związanych z gospodarką mienia komunalnego, w tym:
nabywanie i zbywanie nieruchomości na podstawie uchwał Rady Gminy,
regulacje stanów prawnych nieruchomości gruntowych,
przekazywanie w użytkowanie i oddawanie w użytkowanie wieczyste terenów komunalnych, oddawanie terenów komunalnych w dzierżawę, sprzedaż stanowiacych własność gminy nieruchomości ,przekazanie w trwały zarząd w oparciu o ustawę o gospodarce nieruchomościami i kodeks cywilny,
4.prowadzenie spraw prawa pierwokupu i wykupu nieruchomości ,
5.proponowanie wysokośći opłat adiacenckich,
6.naliczanie należności za nieruchomości udostępniane z mienia komunalnego, aktualizacja
naliczeń oraz prowadzenie ewidencji rozliczeń dzierżawców i najemców mienia
komunalnego w tym:
a)wydawanie decyzji w sprawach :usuwania drzew i krzewów oraz wymierzania kar
pieniężnych za samowolne usuwanie drzew i krzewów,
8.prowadzenie spraw dotyczących zadrzewień terenu,
9.opiniowanie wniosków w sprawie zalesiania gruntów,
10.nadzór nad eksploatacją wodociągu gminnego,
1V.realizacja zadań wynikających ze Strategii Gminy
Rozdział IX
TRYB PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI ORAZ SKARG I WNIOSKÓW
§ 30. 1. Sekretarz Gminy i Kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego wnioskują do Wójta o upoważnienie w trybie art. 39 ustawy o samorządzie gminnym pracowników do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej.
2. Upoważnienie może być cofnięte przez Wójta poprzez dołączenie imiennego, pisemnego zawiadomienia osobie, której cofnięcie dotyczy.
§ 31. 1. Pracownicy Urzędu są zobowiązani przy załatwianiu indywidualnych spraw obywateli do przestrzegania przepisów KPA.
2. Pracownicy Urzędu przyjmują interesantów we wszystkich sprawach codziennie w godzinach pracy Urzędu.
§ 32. Wójt, Sekretarz Gminy, Kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego, Kierownik USC przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 800 do 1200. Jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy, obywatele przyjmowani są w następnym dniu roboczym.
§ 33. 1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków.
2. Sprawy wniesione ustnie, a nie mające charakteru skarg lub wniosków ewidencjonowane są w rejestrze przyjęć obywateli.
§ 34. Centralny rejestr skarg i wniosków prowadzi Sekretarz Gminy.
§ 35. Odpowiedzi na skargi rozpatrywane przez pracowników Urzędu podpisuje Wójt.
§ 36. Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w Urzędzie koordynuje pracownik na stanowisku pracy ds.organizacyjnych, kadr, informacji niejawnych i ochrony zdrowia.
§ 37. 1. Sekretarz Gminy, Kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego oraz samodzielne stanowiska pracy są odpowiedzialni za wszechstronne wyjaśnianie i załatwianie skarg i wniosków, niezwłoczne przekazanie pracownikowi na stanowisku pracy do spraw organizacyjnych, kadr, informacji niejawnych i ochrony zdrowia , wyjaśnień oraz dokumentacji niezbędnych do rozpatrywania skarg i wniosków rozpatrywanych przez to stanowisko.
2. Sekretarz Gminy przedkłada Wójtowi wnioski o wyciągnięcie konsekwencji służbowych wobec pracowników winnych nieterminowego lub niewłaściwego załatwienia skarg i wniosków.
§ 38. 1. Przy rozpatrywaniu skarg i wniosków należy stosować kodeks postępowania administracyjnego.
2. W oparciu o analizy i sprawozdania poszczególnych stanowisk pracy dotyczące sposobu rozpatrywania skarg i wniosków, Sekretarz Gminy przedstawia Wójtowi propozycje zmian mające na celu eliminację najczęściej pojawiających się skarg.
Rozdział X
PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ
§ 39. 1. System kontroli w Urzędzie obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.
2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:
1) Sekretarz Gminy - w zakresie funkcjonowania referatu i samodzielnych stanowisk pracy, przestrzegania KPA, dyscypliny pracy, postanowień ustawy o ochronie informacji niejawnych,
2) Kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego /Skarbnik Gminy/ będący jednocześnie Głównym Księgowym - w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi,
3) Referat Budżetowo-Finansowy prowadzi kontrole finansowe w jednostkach powiązanych budżetem z Gminą.
§ 40. Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 41. 1. Działalność kontrolna powinna być łączona z udzieleniem instruktażu.
2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które otrzymują: osoba kontrolowana i kontrolujący, który przedkłada wyniki kontroli Wójtowi.
Rozdział XI
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 42. W przypadku zmiany zadań Urzędu, jeżeli zmiana wynika wprost z przepisów ustawy, zawartych przez Gminę porozumień z administracją rządową, podziału zadań między Referat i samodzielnymi stanowiskami dokonuje Wójt.
§ 43. Sekretarz Gminy jest obowiązany zapoznać pracowników z postanowieniami regulaminu.
